Dalam tutorial ini kita akan mempelajari langkah demi langkah untuk mengirimkan SMS ke banyak orang dengan data yang berasal dari file Excel (*.XLS). Ikuti tutorial ini dengan baik, niscaya anda akan bisa melakukannya tanpa hambatan sama sekali.

1. Siapkan data pada Excel dengan baik dan benar supaya bisa digunakan oleh SMSPersada.

Contoh file Excel yang tepat untuk digunakan oleh SMSPersada:

Contoh file Excel yang benar

Perhatikan gambar di atas tersebut, yang memenuhi persyaratan berikut ini:

  • Kolom yang memuat nomor HP harus di format sebagai text sebelum kita mengetikkan nomor HP. Jika sudah diformat dengan benar, maka ciri-cirinya adalah: tulisan pada kolom tersebut akan terlihat rata kiri, dan ada angka 0 sebagai digit pertama nomor HP.
  • Kolom yang berisi tanggal harus di format sebagai date/short date/long date. Kita bebas menggunakan format tanggal yang kita inginkan. Pada contoh di atas kita menggunakan format Amerika (bulan-tanggal-tahun). Jika sudah diformat dengan benar, maka ciri-cirinya adalah: tulisan pada kolom tersebut akan terlihat rata kanan.
  • Baris pertama harus berisi nama/judul kolom (sebenarnya aturan ini ada perkecualiannya, tapi supaya mudah kita anggap saja harus seperti itu).

Sebelum melanjutkan tutorial, silahkan buat file Excel yang isinya serupa dengan pada gambar di atas, atau download file “Tagihan pelanggan.xls” dibawah ini supaya anda dapat langsung mencoba.

Download: Tagihan Pelanggan.xls (19.5 kB)

Harap diingat bahwa nomor-nomor HP pada file tersebut adalah nomor fiktif. Silahkan diganti dengan nomor-nomor yang anda inginkan.

2. Jalankan SMSPersada lalu klik Send To Many (Excel Sheet).

Layar Kirim SMS akan tampil. Setelah itu:

  • Klik Buka file Excel.
  • Klik icon pada isian nama file, lalu pilih file Excel yang sudah kita siapkan.
  • Pada isian Sheet pilih sheet dalam file Excel yang ingin kita gunakan
  • Pada isian Kolom yang memuat No HP pilihlah nama kolom pada file Excel kita yang berisi nomor HP
  • Klik OK

Buka file Excel

3. Tentukan filter nomor tujuan.

SMSPersada memiliki fitur spesial, yaitu dapat memfilter nomor tujuan pengiriman berdasarkan banyak filter/kriteria yang dapat ditentukan sendiri. Hal ini berarti kita dapat menentukan nomor-nomor mana saja yang menjadi tujuan pengiriman SMS kita dengan membandingkan kriteria-kriteria yang kita tetapkan terhadap isi kolom pada file Excel. Fleksibilitas ini dapat kita manfaatkan untuk banyak hal.

 

Layar kirim SMS

Layar kirim SMS

Misalnya saja, kita ingin mengirimkan SMS kepada pelanggan yang dengan kriteria: memiliki tagihan yang jatuh temponya setelah tanggal 11 April 2011.

Caranya adalah:

  • Klik Tambah filter
  • Pada kolom Nama Field/Kolom pilih Jatuh Tempo
  • Pada Operand pilih >
  • Pada kolom Nilai ketikkan 11-4-2011
Filter 1

Set filter "Jatuh tempo setelah tgl 11 April 2011"

 

Perhatikan cara menuliskan tanggal pada kolom Nilai di atas. Kita menuliskan tanggal 11 April 2011 sebagai 11-4-2011. Pada SMSPersada, semua penulisan tanggal harus mengikuti format Indonesia (tanggal-bulan tahun), tapi di file Excel kita bebas menggunakan format tanggal manapun.

Perhatikan juga bahwa untuk menyatakan kriteria tanggal jatuh tempo setelah tanggal tertentu, maka kita gunakan tanda > (lebih besar).

Setelah kita klik Perbaharui Daftar Kirim, maka perhatikan tampilan daftar kirim pada bagian layar sebelah kanan akan tampak seperti ini:

Hasil filter 1

Hasil set filter "Jatuh tempo setelah tgl 11 April 2011"

Bisa anda cocokkan dengan isi file Excel untuk memastikan bahwa kriteria yang sudah kita tentukan sudah diberlakukan. Nama-nama orang pada daftar kirim adalah orang yang jatuh temponya setelah tanggal 11 April 2011.

Mudah bukan?

Sekarang kita akan menambah satu kriteria lagi pada kriteria yang sudah kita tentukan tadi, yaitu: kita ingin menampilkan orang yang tagihannya lebih besar atau sama dengan Rp. 750.000,-

Klik Tambah filter dan buatlah seperti pada gambar dibawah ini, kemudian klik Perbaharui daftar kirim.

Filter 2 dan hasilnya

Terlihat bahwa data orang pada daftar kirim sudah ter-filter sesuai keinginan kita. Anda dapat menambahkan filter sebanyak keinginan anda untuk menyaring nomor tujuan sesuai keinginan anda.

4. Ketik isi SMS

Setelah menentukan nomor tujuan/daftar kirim, maka langkah selanjutnya adalah mengetik SMS yang ingin kita kirim.

Pada saat kita mengetikkan isi SMS, kita dapat menggunakan isi field dari file Excel dalam SMS kita. Cara untuk memasukkan isi field Excel kedalam SMS adalah dengan menggunakan tag. Notasi penulisan tag adalah [nama kolom].

Dengan file Excel seperti yang digunakan sebagai contoh, kita dapat menggunakan tag [Nama], [No HP], [Tagihan] dan [Jatuh tempo]. Dalam penulisan tag, huruf besar dan huruf kecil tidak dibedakan. Jadi menulis tag [no hp] sama saja dengan [No HP] dan [NO HP].

Sebagai bantuan supaya tidak salah ketik tag, pada tampilan bagian bawah sebelah kanan ada tempat untuk memilih tag yang ingin kita masukkan ke dalam isi SMS.

Bantuan tag field Excel

Sekarang ketik isi SMS seperti dibawah ini:

Yth [Nama], sekedar mengingatkan bahwa tagihan sebesar Rp [Tagihan] akan jatuh tempo tgl [Jatuh tempo]. Mohon diperhatikan. Terima kasih.

Contoh SMS menggunakan tag field Excel

Bisa kita lihat pada contoh di atas kita memanfaatkan beberapa buah tag. Pada saat pengiriman SMS, tag ini akan diganti dengan isi field Excel sesuai dengan nomor HP dan kolom dalam tag.

5. Melihat preview SMS sebelum dikirimkan

Salah satu fitur yang menarik pada SMSPersada adalah kita dapat melihat preview SMS sebelum kita kirimkan. Hal ini sangat berguna untuk memastikan apakah filter-filter dan tag-tag yang kita gunakan sudah sesuai dengan keinginan kita.

Klik Preview SMS untuk menampilkan preview.

Contoh preview SMS

 

6. Mengirimkan SMS

Langkah terakhir adalah mengirimkan SMS. SMSPersada menawarkan fleksibilitas dalam menentukan kapan SMS harus dikirim. Kita punya 2 pilihan: kirim sekarang atau kirim di kemudian hari pada tanggal & jam yang kita tentukan.

Kirim sekarang atau kirim kemudian

  • Jika kita ingin SMS langsung dikirim, klik Send Now.
  • Kita dapat menentukan tanggal dan jam pengiriman yang kita inginkan, kemudian klik Send Later.

Pengiriman pada tanggal dan jam yang dapat kita tentukan sendiri ini sangat berguna supaya kita dapat menyiapkan SMS pada saat ini sebelum lupa, dan pada saat yang sudah kita tentukan SMSPersada akan mengirimkannya secara otomatis.

 

Selamat, anda telah menamatkan tutorial ini! Sekarang anda sudah mengetahui cara untuk mengirimkan SMS massal dengan data dari file Excel.

Be Sociable, Share!